Każda firma prowadzi kadry. Kwestie kadrowe uregulowane są w kodeksie pracy, zatem jest to wymóg prawny i każda firma — mniejsza czy większa musi umiejętnie zarządzać dokumentacją kadrową. Bardzo ważnym aspektem zarządzania dokumentacją są akta osobowe — bowiem to tam znajduje się najwięcej dokumentów pracowniczych. Każdy pracodawca zobowiązany jest bowiem do prowadzenia akt osobowych. Warto wspomnieć, że pracodawca, który nie gromadzi dokumentacji pracowniczej — podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Akta osobowe dla nowego pracownika
Akta osobowe zakładane są dla każdego nowego pracownika. Dawniej pracownicy mieli akta osobowe, które składały się z trzech części, obecnie akta osobowe osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 mają czwartą część dotyczącą odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej — jestto część D.
Część A akt osobowych gromadzi wszelkie dokumenty, które miały miejsce przed nawiązaniem stosunku pracy. W tej części powinny się bowiem znaleźć: skierowanie na badania lekarskie wstępne i orzeczenie, kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie, orzeczenie o niepełnosprawności, dyplomy ukończenia uczelni i szkół, świadectwa pracy. Co do zasady w części A gromadzimy wszystko to, co miało miejsce przed nawiązaniem stosunku pracy.
W części B akt osobowych gromadzone są wszelkie dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a więc: kwestionariusz osoby zatrudnianej, umowa o pracę i załącznik, informacje o przetwarzaniu danych osobowych, zakres obowiązków, aneksy, oświadczenia (w tym również PIT 2), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika, dokumenty związane z urlopami macierzyńskimi, wychowawczymi, rodzicielskimi. W części B będzie zatem najwięcej dokumentów.
Część C zawiera świadectwa pracy, wypowiedzenia, wnioski o wydanie sprostowania świadectwa pracy. Z kolei część D odnosi się do kar porządkowych i dyscyplinarnych - praktyce jest to notatka + kara nagany/kara dyscyplinarna.
Większość firm prowadzi akta osobowe w formie papierowej, niemniej jednak coraz więcej pracodawców przechodzi na elektorniczne akta osobowe. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Korzyści z prowadzenia elektronicznych akt osobowych
Zalety prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej są bardzo widoczne. Przede wszystkim elektroniczne akta osobowe mają na celu zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentów. Niemniej jednak najważniejszą zaletą tego typu prowadzenia akt jest szybszy dostęp do dokumentów, które można wyszukać za pomocą słów kluczowych. Warto również podkreślić, że elektroniczne akta są bezpieczniejsze. System zapewniają bowiem wysoki poziom bezpieczeństwa przez niepowołanym dostępem. Ponadto, takie rozwiązanie służy ekologii — zużywamy bowiem dużo mniej papieru.