Dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej jest równoważna z dokumentami w formie papierowej. Każdy pracownik danego przedsiębiorstwa ma prowadzone swoje akta, ale forma ich prowadzenia musi być albo papierowa, albo elektroniczna. Nie można mieszać ze sobą tych dwóch form dokumentacji.
Czym są elektroniczne teczki i co zawierają?
Elektroniczne akta to alternatywa dla klasycznych papierowych akt pracowników. Akta te zawierają wszystkie informacje, jakie zawarte są w teczkach papierowych, np. informacje o rozpoczęciu i zakończeniu stosunku pracy. Elektroniczne teczki zawierają informacje o czasie pracy, wypłaconych wynagrodzeniach oraz premiach. W tej formie akt zawarte powinny być także choroby zawodowe pracownika oraz wypadki, jakim uległ podczas wykonywania pracy lub w drodze do niej, a także jakie świadczenia pracownik otrzymał z tego tytułu.
Zdigitalizowane akta pracownicze zawierać muszą także kwalifikowany podpis elektroniczny pracownika i pracodawcy. Jeśli jednak pracownik nie posiada takiego podpisu, wówczas pracodawca skanuje dokumenty z podpisem ręcznym i potwierdza je swoją pieczęcią lub podpisem kwalifikowanym.
Digitalizacja akt pracowniczych zmusza pracodawcę do poinformowania o tym pracownika, który ma możliwość odebrania swoich papierowych akt od pracodawcy w ciągu 30 dni od podania przez pracodawcę informacji o digitalizacji. Jeśli pracownik nie odbierze swoich akt, wówczas pracodawca może je zniszczyć.
Przechowywanie, archiwizowanie i przetwarzanie danych osobowych zawartych w aktach jest możliwe dzięki dostępności specjalnych programów.
Części akt elektronicznych
Elektroniczne akta osobwe dzielą się na następujące cztery części:
- część A — zawiera dokumenty związane z procesem ubiegania się o pracę.
- część B — dokumenty zawierające informacje o nawiązaniu stosunku pracy i jego przebiegu,
- część C — to dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy.
- część D — dokumenty zawierające informacje o karach, jakie w czasie trwania zatrudnienia zostały nałożone na pracownika.
Przechowywanie elektronicznych akt
Pracodawca, który dygitalizuje akta osobowe swoich pracowników, musi zrobić to w sposób bezpieczny. Akta muszą być odpowiednio przechowywane, archiwizowane i przetwarzane, by nie uległy zniszczeniu.
Pracodawca, którego akta zostaną uszkodzone, zniszczone, usunięte lub nie są prowadzone wcale, popełnia wykroczenie, którego konsekwencja jest kara grzywny w wysokości od 1000 do 30000 złotych.
Okres przechowywania elektronicznych akt osobowych
Do końca roku 2018 elektroniczne akta pracowników przechowywane były 50 lat od następnego roku, po którym przerwany został stosunek pracy.
Od 2019 roku pracodawca ma obowiązek przechowywać elektroniczne akta osobowe przez 10 lat, ale dotyczy to osób, które zostały zatrudnione po 1 stycznia 2019 roku.
Okres przechowywania akt osób zatrudnionych pomiędzy rokiem 1999 a 2018 może zostać skrócony po przesłaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia ZUS OSW, a także raportu informacyjnego ZUS RIA.