Wykorzystanie zaległego urlopu to w wielu firmach bardzo kontrowersyjny temat. Czasem przełożeni jasno komunikują pracownikom w regulaminie, do kiedy należy wykorzystać stary urlop. Jednak są i takie przedsiębiorstwa, w których nie ma jasnych zasad. Tymczasem odpowiedź na to pytanie przynosi zapoznanie się z Kodeksem Pracy. Urlop z zeszłego roku trzeba wykorzystać do 30 września następnego roku. Nie ma więc wątpliwości jak odpowiedzieć na takie zapytanie.
Pytania pracowników
Czasami pracownicy przychodzą do przełożonych z pytaniem, do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy. Wszyscy zarządzający ludźmi w danej jednostce powinni znać odpowiedź na to pytanie. W udzielanych odpowiedziach nie może być różnic. Inaczej załoga poczuje, że jest oszukiwana. Wybranie zaległego urlopu jest obowiązkowe. Nikt nie ma prawa do gromadzenia urlopu przez kilka lat, a tak patologiczne sytuacje niekiedy zdarzają się w firmach, szczególnie na szczeblu kierowniczym. Niekiedy managerowie wręcz przechwalają się między sobą, że na przykład mają sto dni zaległego urlopu. Takie sytuacje są absolutnie niedopuszczalne. Prawo jasno mówi, do kiedy trzeba wykorzystać urlop zaległy.
Zaległy urlop do wykorzystania to duży przywilej, ponieważ w normalnych okolicznościach pracownik zatrudniony na pełen etat ma do wykorzystania 20 lub 26 dni w roku, zależnie od stażu pracy i wykształcenia. Trzeba dokonać odpowiednich przeliczeń, a zajmuje się tym dział kadr. Termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego mija 30 września, to świetny prezent i doskonała okazja, aby wybrać się na wymarzoną wycieczkę. Termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego musi oczywiście zostać uzgodniony z przełożonym. Każda firma ma swój plan pracy. W tym samym czasie wszyscy nie mogą przebywać na urlopie. Byłoby to absolutnie niemożliwe w firmach produkcyjnych, ale również w firmach świadczących usługi. Dlatego też w wielu przedsiębiorstwach powstaje plan urlopów, gdzie trzeba z wyprzedzeniem zaplanować swoje nieobecności. Takie rozwiązanie ma swoje wady i zalety. Nie można co prawda wybrać się na urlop spontanicznie, ale raz zaplanowanego urlopu raczej nikt nie odwoła.
Wykorzystywanie urlopów, planowanie urlopów, wykorzystanie urlopu wypoczynkowego nie powinno być tematem tabu w żadnej firmie. Czasem nowi pracownicy nie wiedzą nawet, ile urlopu im przysługuje. Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego, zasady związane z tym zagadnieniem powinny być jasne. Idealnie byłoby, gdyby na przykład na stronie internetowej firmy pojawiła się zakładka dla pracowników z takimi informacjami. Wtedy każdy mógłby samodzielnie się z nimi zapoznać w dowolnym czasie. Wykorzystanie zaległego urlopu do kiedy nurtuje wielu pracowników, szczególnie tych młodszych stażem. Dlatego świetnym pomysłem jest zorganizowanie drzwi otwartych w dziale HR, na przykład raz w tygodniu. Wtedy każdy pracownik może podejść do pracowników i zapytać o wszystko, co budzi wątpliwości, na przykład zaległy urlop wypoczynkowy do kiedy musi być wykorzystany, aby uniknąć kłopotów z prawem.
Czy pracownicy lubią urlopy?
Wykorzystanie urlopu może czasami prowadzić do konfliktów w zespole, kiedy wiele osób chce wziąć urlop w jednym terminie, co z oczywistych względów jest niemożliwe. Urlop za poprzedni rok musi być wykorzystany do 30 września kolejnego roku, jednak wykorzystywanie urlopów zaległych nie może budzić sporów i nieporozumień. Wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego powinno być absolutną przyjemnością, a nie źródłem sporów. Każdy w zespole musi wiedzieć, do kiedy trzeba wykorzystać urlop wypoczynkowy. Wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego to temat, na jaki przełożeni powinni cyklicznie rozmawiać ze swoimi podwładnymi, aby uniknąć elementu zaskoczenia. Nie wszyscy przecież znają przepisy i niektórzy naprawdę mogą myśleć, że urlop można gromadzić latami. Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego zaległego nie jest tylko dobrą praktyką i ukłonem w stosunku do pracodawcy. Kiedy więc pracownik pyta do kiedy należy wykorzystać stary urlop, musi otrzymać jasną odpowiedź, że do 30 września. Czasem pracownicy mają swoje koncepcje i pomysły do kiedy wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy. Kierownik musi jednak odpowiedzieć jasno, zaległy urlop wypoczynkowy do końca września i nie ma innej możliwości.
W wielu firmach istnieje zwyczaj wypłacania tak zwanych wczasów pod gruszą, a mimo to niektórzy pracownicy nie są chętni do absencji. Nie pytają wcale do kiedy trzeba wykorzystać urlop wypoczynkowy, bo nie chcą go brać. Jeśli więc nie pada pytanie do kiedy trzeba wykorzystać stary urlop, urlop wypoczynkowy jak wykorzystać, a wykorzystanie urlopu zaległego jest tematem tabu w zespole, szef powinien przyjrzeć się swoim ludziom i sprawdzić, czy nie mają oni problemu z pracoholizmem. To bardzo niebezpieczne. Rozsądny człowiek raczej chciałby wykorzystać urlop, wypocząć, zrelaksować się. Ktoś, kto nie interesuje się do kiedy trzeba wykorzystać zaległe urlopy, może wykazywać zaburzenia związane z pracoholizmem. Na szczęście dziś nie ma problemów, aby wybrać się do psychologa i o tym porozmawiać. Współczesny świat jest trudnym środowiskiem do życia. Wykorzystywanie urlopu zaległego pozwala zregenerować siły. Co ciekawe, w niektórych firmach istnieje taki przywilej dla pracowników jak urlop bez limitu, urlop nielimitowany. Można wtedy rozważać do kiedy wykorzystać zaległy urlop, ale później, kiedy już pracownik nie ma urlopu, bez problemu może poprosić szefa o płatny dzień wolny.
Urlop - czas radości, źródło konfliktów?
Czasem trudno jest zgrać terminy urlopów w rodzinie, w związku. Bywa, że jedna strona musi z dużym wyprzedzeniem zaplanować absencje, a druga strona do ostatniej chwili musi czekać na akceptację wniosku. Urlop za zeszły rok, zaległy urlop kiedy wykorzystać, niewykorzystany urlop do kiedy — takie pytania rodzą się w głowach pracowników, którzy marzą o rodzinnym wyjeździe, o tym, aby spędzić trochę czasu z rodziną, z dziećmi. O tym, do kiedy wykorzystać urlop wypoczynkowy zaległy rozmyślają też single, którzy na wakacjach pragną odkryć to. co nieodkryte, ci, którzy chcą pojechać tam, gdzie jeszcze nie mieli okazji być. Każdy ma swój sposób na udane wakacje. Wykorzystywanie urlopu na wyjazd w góry, bądź nad jezioro albo nad morze to znakomity sposób na reset organizmu.
Konieczność wykorzystania urlopu wypoczynkowego do końca września, za poprzedni rok w czasie narzuconym przez szefa budzi czasem frustrację. Dlatego tak ważne jest dbanie o dobrą atmosferę w miejscu pracy. Jeśli wzajemny szacunek i dobro wszystkich ludzi będzie priorytetem, łatwiej będzie o porozumienie. „Kiedy należy wykorzystać urlop wypoczynkowy”, „zaległy urlop wypoczynkowy do kiedy wykorzystać”, „stary urlop do kiedy wykorzystać” - pytają czasem pracownicy z nadzieją na to, że szef przystanie na ich prośbę co do konkretnej daty, konkretnego przedziału czasowego. Bywa jednak, że jest to niemożliwe. Dlatego uczula się liderów, aby dbali o równość i sprawiedliwość. Nie może być tak, że każdego roku te same osoby mają wolne w Sylwestra i Wigilię. To nieuczciwe wobec innych. Urlop do wykorzystania to okazja, aby zaplanować sobie różne aktywności, niekoniecznie wakacje. Można pójść do lekarza, na masaż, do fryzjera. Urlop zaległy, którego wykorzystanie jest obowiązkiem, może stać się okazją do dobrego dnia.
Szczególnie mniej doświadczeni i wykształceni pracownicy, którzy nie znają przepisów, dopytują nieraz szefa, pracowników działu HR, a także swoich kolegów, o, to kiedy wykorzystać urlop wypoczynkowy. Odpowiedź powinna być udzielona prosto i spokojnie, ponieważ ludzie nie mają złych intencji, chcą tylko poznać swoje prawa. Ludzie nie wiedzą, czy urlop przechodzi na następny rok. Nie wiedzą do kiedy wykorzystać urlopy zaległe, aby było to zgodne z kodeksem. Wykorzystanie urlopów zaległych jest regulowane przez prawo, ale przecież przepisy się zmieniają. Można wymienić niektóre zmiany w kwestiach zaległego urlopu wypoczynkowego, które miały miejsce w przeszłości, jednak od dłuższego czasu odpowiedź jest taka sama. Czasami pracownicy zasypują pracowników działu HR e-mailami dotyczącymi zaległego urlopu - „Do kiedy trzeba wykorzystać urlop z poprzedniego roku?” Odpowiedź na to pytanie jest już znana, bowiem jest to 30 września. Ta data pojawiła się w artykule już nie raz. Co więcej, zaległy urlop musi odbyć się w terminie uzgodnionym z przełożonym. Dlatego też urlop do końca roku nie jest poprawną odpowiedzią. Obecnie taki urlop musi być wykorzystany wcześniej, do końca trzeciego kwartału.
Zaległy urlop do końca września to naczelna zasada obowiązująca w polskim prawie, a co za tym idzie, nie ma od niej odstępstw także w regulaminach firm. Żaden akt niższego rzędu nie może być sprzeczny z aktem wyższego rzędu, a zatem regulamin nie może stanowić przepisów sprzecznych z polskim prawem.