Pracodawca ma obowiązek przechowywania akt osobowych pracowników przez wiele lat. Obecnie coraz częściej są one gromadzone w formie elektronicznej. Ma to znaczenie zarówno ze względu na ilość potrzebnej powierzchni, jak i z powodów ekologicznych. Na czym polega takie rozwiązanie jak teczki elektroniczne i jak je wdrożyć w swojej firmie?
Korzyści z przechowywania dokumentów w teczkach elektronicznych
Akta pracownicze przechowywane w formie elektronicznej są nieocenioną pomocą w razie kontroli ze strony instytucji państwowych, np. Państwowej Inspekcji Pracy. Pozwalają także oszczędzić spore ilości czasu, gdy pracownik wystąpi, zgodnie ze swoim prawem, o przygotowanie jakiegoś dokumentu bądź jego kopii. Dzięki formie elektronicznej, pracownicy biurowo-administracyjni mogą wyszukać potrzebne dane w błyskawicznym tempie. Nie ma też potrzeby wynajmowania i opłacania dodatkowej przestrzeni biurowej tylko w tym celu, aby przechować gdzieś papierowe dokumenty.
Usługa wykupu elektronicznych teczek na dokumenty pracownicze
W celu przechowywania dokumentacji w formie cyfrowej, warto skorzystać z usług zewnętrznych firm, które oferują takie rozwiązania dla przedsiębiorców. Gwarantuje to, że akta osobowe będą przechowywane przez odpowiedni czas i będą właściwie zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych, zgodnie z postanowieniami rozporządzenia RODO. Częścią takiej usługi jest też zwykle wystawianie świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu i innych dokumentów na żądanie pracownika.