Dział kadr i płac jako wydzieloną strukturę wewnętrzną można zwykle spotkać w dużych przedsiębiorstwach i korporacjach. Wykonuje on ważne obowiązki, które są konieczne do sprawnego działania każdej firmy, także małych i mikro-firm. Czym zajmują się kadry i płace i jakie są możliwości dla drobnych przedsiębiorców?
Obowiązki wypełniane przez dział kadr i płac
- prowadzenie dokumentacji pracowniczej
- rozliczanie czasu pracy pracowników
- naliczanie urlopów
- ustalanie grafików
- obsługa procesów związanych z zatrudnianiem, zwolnieniami i odejściem z pracy (przygotowanie umów i wypowiedzeń)
- ewidencjonowanie zwolnień lekarskich, nieobecności, nadgodzin
- sporządzanie raportów i zestawień
- przygotowanie listy płac
- naliczaniem benefitów pozapłacowych
- wysyłaniem pracowników na szkolenia BHP
- kontaktami z instytucjami (m.in. ZUS)
Niekiedy kadry i płace zajmują się dodatkowo procesami związanymi z rekrutacją pracowników oraz prowadzeniem szkoleń, czyli kompetencjami z obszaru Human Resources.
Kadry i płace – dla kogo outsourcing
Mniejsze firmy (jednoosobowe działalności gospodarcze, mikroprzedsiębiorstwa, małe i średnie przedsiębiorstwa) często decydują się na outsourcing takich usług. Wówczas obowiązki kadrowo-płacowe realizuje zewnętrzna firma. Dzięki temu, przedsiębiorca nie musi ponosić wysokich kosztów na utrzymanie całego działu czy nawet jednego specjalisty, który zajmowałby się tymi sprawami wewnętrznie. Mogłoby bowiem okazać się to zupełnie nieopłacalne. Właściciel nie musi też zajmować się tymi sprawami samodzielnie, w czym przeszkodą byłby brak wiedzy specjalistyczne oraz brak czasu, który musi poświęcać prowadzeniu firmy.